Tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ, đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ

ĐTO - UBND tỉnh vừa có yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thành phố nghiêm túc quán triệt, triển khai thực hiện tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ, đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ ở địa phương và bảo đảm nguồn lực tài chính.

UBND tỉnh yêu cầu tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ, đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ ở địa phương

Theo đó, các nhiệm vụ trọng tâm là tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ và bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ; đẩy mạnh tiến độ và chất lượng số hóa tài liệu lưu trữ; bảo đảm nguồn kinh phí cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ; chuẩn bị triển khai Luật Lưu trữ (sửa đổi) và nền tảng Lưu trữ số quốc gia. Cụ thể, nghiêm túc thực hiện các biện pháp cấp bách về công tác văn thư, lưu trữ; Chỉ thị số 03 ngày 21/4/2025 của UBND tỉnh và Kế hoạch số 1085 ngày 9/5/2025 của Sở Nội vụ để bảo đảm hoạt động quản lý, điều hành được thông suốt và đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Đồng thời quyết tâm thực hiện hiệu quả một số nội dung sau: Việc quản lý, giao, nộp con dấu của cơ quan, đơn vị bàn giao, tiêu hủy con dấu phải được thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình, có biên bản và xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Việc bàn giao, giải mật tài liệu thuộc diện bí mật nhà nước được thực hiện theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Tuyệt đối không được tự ý sao chép, di chuyển, tiêu hủy tài liệu mật mà không có sự phê duyệt của người có thẩm quyền. Tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu mật, tài liệu chưa số hóa phải được đặt tại kho lưu trữ chuyên dụng, đáp ứng đầy đủ quy định về an toàn phòng cháy, chữa cháy...

Khẩn trương hoàn thành việc thống kê, quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình; khoanh vùng dữ liệu tài liệu trong hệ thống để chuẩn bị bàn giao và xử lý nghiệp vụ, đặc biệt khi thực hiện sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh hoặc các thay đổi về cơ cấu tổ chức. Đẩy mạnh chuyển đổi số trong xử lý, lưu trữ hồ sơ công việc trên môi trường mạng theo chỉ đạo của Ban Chỉ đạo của Chính phủ về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và Đề án 06.

Cùng với đó, khẩn trương đẩy mạnh tiến độ số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị và địa phương; quyết tâm hoàn thành công tác này theo tinh thần chỉ đạo tại Kết luận số 160-KL/TW ngày 31/5/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về thực hiện nhiệm vụ sắp xếp tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính, bảo đảm tiến độ, yêu cầu theo các nghị quyết, kết luận của Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Chủ động rà soát, đánh giá thực trạng tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương; xây dựng lộ trình cụ thể và xác định số lượng tài liệu lưu trữ cần ưu tiên số hóa. Tập trung vào các tài liệu quan trọng, tài liệu về đất đai, dự án đầu tư và các tài liệu phục vụ trực tiếp yêu cầu quản lý, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính.

Về bảo đảm nguồn kinh phí cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ, cần chủ động cân đối, bố trí nguồn lực tài chính phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ trong dự toán chi ngân sách nhà nước hằng năm của đơn vị, địa phương theo đúng quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước và các quy định pháp luật có liên quan. Việc bố trí kinh phí phải bảo đảm hoạt động quản lý, điều hành được thông suốt, đáp ứng yêu cầu phục vụ liên tục người dân, cơ quan, tổ chức, hạn chế nguy cơ thất thoát tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp.

Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thành phố đánh giá thực trạng hạ tầng công nghệ thông tin Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số của tỉnh và nhu cầu nhận chuyển giao phần mềm Kho lưu trữ số theo Công văn số 2454 ngày 15/5/2025 của Bộ Nội vụ; gửi kết quả đánh giá về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Bộ Nội vụ.

Đồng thời chủ động xây dựng kế hoạch triển khai Nền tảng Lưu trữ số quốc gia dùng chung khi có hướng dẫn từ Bộ Nội vụ nhằm quản lý thống nhất và khai thác Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; chuẩn bị các nguồn lực và điều kiện cần thiết (nhân lực, kinh phí, cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin) để tổ chức triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết có hiệu lực từ ngày 1/7/2025. Đồng thời tập trung vào việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, lưu trữ số và quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính.

Nhật Anh